| Automatiser le traitement des factures fournisseurs | Dématérialisation des factures fournisseurs : Dématérialisation des factures fournisseurs | Numérisation des factures : Scan et saisie automatique des factures fournisseurs | Traitement des commandes par lecture automatique : Automatiser la lecture de bons de commande |   Classement automatique de documentsClasser les documents en fonction de leurs contenus |  Reconnaissance et lecture : Reconnaissance de factures
Archivage probant <-

L'archivage à valeur probatoire

L’éditeur ADDPI, en tant qu'acteur du marché de la dématérialisation, porte un intérêtarchives comme preuves dans la balance tout particulier aux demandes qui se situent dans le cadre de ce qu'il est courant de désigner par "archivage légal" c'est à dire l'archivage à valeur probatoire. Les entreprises, qui restent maîtres d’œuvre en la matière, établissent des cahiers des charges avec ou sans l'aide d’organismes spécialisés. Ces cahiers des charges sont généralement établis dans le respect de normes telles que : ISO 14641-1, NF Z42-013 et NF Z42-026.

Le cadre législatif

"(...) L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. (...)" (Article 1316-1 du Code Civil).

Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État." (Article 1379 du Code Civil).

La numérisation d’un document original papier ne crée pas d’original électronique. Cependant afin que chaque copie puisse être appréciée comme « fiable et authentique», on peut se conformer à la NF Z42-026. Cette norme décrit les conditions de numérisation qui permettent d'obtenir une copie fiable du document d'origine.

La norme ISO 14641-1 (NF Z42-013) un référentiel de conformité

L'ISO 14641-1 (NF Z42-013) porte sur les spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. La norme énumère les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques. Cette norme offre un référentiel de conformité sur lequel les entreprises utilisatrices peuvent s’appuyer pour mettre en œuvre un système de gestion électronique de documents et d'archivage à vocation probatoire.


  Plan de lecture concernant la GED/GEIDE
--> FORMVISUALL Gestion Electronique de Documents avec workflow intégré
--> Fonctionnalités et points forts de FORMVISUALL
--> Interfacer GED/GEIDE et applications métiers
--> Choisir une GED/GEIDE
--> Des logiciels adaptables pour l'archivage probant
--> Les Avantages de la GED/GEIDE et du workflow documentaire
--> Les ERP ne suffisent pas. Il faut une GED/GEIDE métier en complément
--> La saisie automatique des documents